企業如何利用檔案管理系統實現紙質檔案的數字化管理

每一家企業都有一段或長或短的存續歷史，在開展各項工作的過程中，都會有一定數量的紙質文件產生，如公司管理制度、員工資料、合同、客戶資料、產品資料等等，如果這些文件具有保存價值，就會成為紙質的檔案，這些檔案的保存與管理需要一定的物質條件和人員投入，如果將這些紙質檔案數字化，則更有利于管理與利用。借助檔案管理系統軟件進行紙質檔案數字化管理能夠保障檔案內容的長期保存，也有利于檔案管理的規范化和流程化。

下面是《會博通檔案管理系統》對紙質檔案進行數字化處理的基本程序和方法：

一、創建檔案分類架構

根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布的《企業檔案管理辦法》，工業企業檔案分類設置十個一級類目：即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業或生產程序特殊的企業，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。

二、取卷

從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時需注意（1）準確記錄所取案卷的物理存放位置；（2）依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

三、檔案定義

檔案定義，是《會博通檔案管理系統》的專用術語，即是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷或檔案盒的相關屬性。會博通可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果會博通中默認已存在所需的案卷信息，則此步驟可省略。

四、拆卷

拆卷是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷的屬性信息已保存在會博通系統中，還應執行取消注冊功能，相當于在會博通中執行拆卷操作。拆卷需要特別注意保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

五、錄入卷內文件信息

一份案卷一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。如果系統中已存在卷內文件目錄，不必再錄入。如果沒有卷內目錄，則需新建文件，然后錄入卷內文件屬性信息。

六、掃描

對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件上傳到會博通檔案管理系統。會博通的圖片管理器內嵌掃描處理工具，可在錄入卷內文件屬性信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統。

如果有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

七、校對

對歸入檔案的文件進行檢查校對，核對無誤后，則可裝訂成案卷，或裝入檔案盒中。

會博通提供了一個檔案注冊的功能，用于固化歸檔完成后的案卷（檔案盒）。

八、表格打印