文檔管理系統：實時監控文檔操作痕跡，文檔管理更安全！
2022/9/5 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 743
在企業文檔管理工作中，你是否常常擔心保密性的財務文檔容易泄密丟失、技術型文檔容易遭盜竊、員工離職帶走企業內部重要文檔？在以知識構建企業壁壘的時代，企業文檔安全管理非常重要，如何構筑更為安全的文檔管控環境，成為大家普遍關注的話題。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲備份恢復、權限控制、IP限制安全策略、機器指紋、放擴散水印、數字證書、登錄安全、網絡加密傳輸等。
以上方式能夠有效保障文檔存儲、利用安全。在此基礎上，能否再讓文檔安全管控更進一步？除慣常的安全保障應用外，會博通為用戶補充了實時監控功能。通過該功能，系統管理員可隨時查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細微之處保障企業文檔安全。
01實時監控用戶登入登出情況
會博通企業文檔管理系統，可實時記錄用戶登入、登出的實時動態。顯示內容包括用戶登入登出的IP，實際地址，時間和設備信息等。通過該功能，系統管理人員除了可隨時查看用戶登錄情況，并將查詢結果導出到Excel 文件當中，作為各項泄密糾紛的追溯證據。
除單個用戶登錄記錄外，系統還提供用戶登錄情況統計查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時間段進行用戶登錄情況統計。
02實時監控業務流程執行情況
在會博通文檔管理系統當中，流程的監控對象是組織與用戶，流程監控時，實時監控窗口顯示的是所所選定的組織分支節點所有用戶的實時操作情況，而其它的統計匯總圖則是針對整個會博通數據庫而言的。
組織架構是業務流程的監控對象，即按組織架構和用戶監控流程的執行情況，包括流程處理的實時監控、流程單匯總、按時間段統計流程單信息、統計流程參與情況信息等。選擇組織架構上的某一個分支節點，可實時監控該節點所有用戶的業務流程處理情況。
與組織架構聯動，實時監控所選定的組織架構分支節點的業務流程處理操作情況，未選定節點時，監控整個數據庫。
03應用操作信息監控
應用操作信息，是指對知識框架上的類型與具體信息的創建、修改與管理操作，其監控的對象是知識框架上的選定節點。對應用的監控頁面，包括知識框架、實時監控窗口，以及管理對象（大類）的統計數據等。
在知識框架上，選定一個分支節點，實時監控該分支節點的操作情況。未選定分支節點時，表示對整個知識框架的操作進行監控；實時監控窗口是與知識框架聯動的，點選知識框架上的節點，實時監控窗口顯示的就是用戶對于該知識分支的操作情況；應用操作統計，即管理對象（大類）統計，統計內容包括各大類的類型數量、文件夾數量、案卷數量、文件條目總數和容量等。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲備份恢復、權限控制、IP限制安全策略、機器指紋、放擴散水印、數字證書、登錄安全、網絡加密傳輸等。
以上方式能夠有效保障文檔存儲、利用安全。在此基礎上，能否再讓文檔安全管控更進一步？除慣常的安全保障應用外，會博通為用戶補充了實時監控功能。通過該功能，系統管理員可隨時查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細微之處保障企業文檔安全。
01實時監控用戶登入登出情況
會博通企業文檔管理系統，可實時記錄用戶登入、登出的實時動態。顯示內容包括用戶登入登出的IP，實際地址，時間和設備信息等。通過該功能，系統管理人員除了可隨時查看用戶登錄情況，并將查詢結果導出到Excel 文件當中，作為各項泄密糾紛的追溯證據。
除單個用戶登錄記錄外，系統還提供用戶登錄情況統計查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時間段進行用戶登錄情況統計。
02實時監控業務流程執行情況
在會博通文檔管理系統當中，流程的監控對象是組織與用戶，流程監控時，實時監控窗口顯示的是所所選定的組織分支節點所有用戶的實時操作情況，而其它的統計匯總圖則是針對整個會博通數據庫而言的。
組織架構是業務流程的監控對象，即按組織架構和用戶監控流程的執行情況，包括流程處理的實時監控、流程單匯總、按時間段統計流程單信息、統計流程參與情況信息等。選擇組織架構上的某一個分支節點，可實時監控該節點所有用戶的業務流程處理情況。
與組織架構聯動，實時監控所選定的組織架構分支節點的業務流程處理操作情況，未選定節點時，監控整個數據庫。
03應用操作信息監控
應用操作信息，是指對知識框架上的類型與具體信息的創建、修改與管理操作，其監控的對象是知識框架上的選定節點。對應用的監控頁面，包括知識框架、實時監控窗口，以及管理對象（大類）的統計數據等。
在知識框架上，選定一個分支節點，實時監控該分支節點的操作情況。未選定分支節點時，表示對整個知識框架的操作進行監控；實時監控窗口是與知識框架聯動的，點選知識框架上的節點，實時監控窗口顯示的就是用戶對于該知識分支的操作情況；應用操作統計，即管理對象（大類）統計，統計內容包括各大類的類型數量、文件夾數量、案卷數量、文件條目總數和容量等。
企業文檔安全與企業成長發展息息相關，會博通希望通過工具軟件，能夠幫助切實、全面地保障文檔安全。
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