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如何做好企業文檔管理？你得掌握這3個關鍵！

2022/9/14 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 698

現代管理學之父德魯克曾說：無論在西方還是東方，知識一直被視為道的存在，但幾乎一夜之間，它就變為器的存在，從而成為一種資源，一種實用利器。在當下，知識本身就是生產力，企業擁有知識，就擁有競爭優勢。那么我們如何在企業中梳理、積淀知識？如何應用系統工具進行知識管理？要解決這些問題，關鍵在于文檔管理。

文檔管理指的是對文檔、電子表格、圖形、影像掃描文檔的存儲、分類、查閱和檢索等管控工作。在企業中做好文檔管理工作，可有效地挖掘企業的知識資產、有助于提高企業員工的能力、推動知識應用和技術創新。

01企業文檔管理面臨的3個問題

然而，企業知識固然重要，但要將企業文檔管控好，并不容易。經過市場調研、結合會博通三十多年與用戶進行需求對接，會博通總結出企業在文檔管理當中亟需解決的3個問題。

問題1：企業知識內容復雜、系統眾多，如何收集和分類？

問題2：面對大量的知識文檔，用戶如何快速定位和檢索？

問題3：當企業知識被統一管理，如何確保文檔利用安全？

02企業文檔高效管理的3個路徑

1）創建信息化文檔管理平臺

要解決企業知識內容復雜、系統眾多，不知如何收集和分類的痛點，需要我們創建一個統一的信息化文檔管理平臺。這一平臺要求能夠滿足各環節文檔管理人員可以通過相應的系統流程完成企業文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，并且要擁有科學的分類框架，以便后續查閱。

（會博通模板展示）

會博通企業文檔管理系統擁有全面自定義的文檔管理架構，文檔分類涵蓋企業文檔所有類型，每個文件都可單獨定義屬性標簽，實行精細化管理；類結構模板與文件正文模板可全面自定義。

2）簡單化企業文檔利用方式

傳統的文檔利用，需要經過層層的線下簽字審核并逐一查找，非常耗時，嚴重降低檔案利用率，不利于企業發展。企業文檔高效管理的第2個要求是要簡單化文檔利用方式。這要求企業信息化文檔管理平臺，需要配備完善的文檔搜索和借還功能，支持線上流程化的方式，縮短文檔借閱周期。

（會博通文檔管理系統搜索功能）

會博通檔案管理系統擁有靈活的流程與協作功能，可將信息與流程融為一體，每一條信息都可提交流轉；與郵件網關結合，可為用戶依權限配置互聯網郵箱，讓外部人員參與流程處理。此外會博通還擁有強大的文檔搜索引擎，搜索結果可根據權限輸出，可高亮關鍵詞并返回最佳匹配段落；經常需要搜索的內容，可通過搜索類展現，檢索范圍可以是整個數據庫，也可以是具體某個檔案分類。

3）建立健全文檔權限管理體系

企業文檔的高效利用、便捷利用在一定程度上與文檔安全是相互矛盾的，這要求企業要不斷提升或者說借助技術，使這兩個要求能夠統合起來。這要求，系統中的每個分類都應該單獨設置權限。授權對象、權限內的訪問密度和操作行為可以根據工作需要靈活設置。各種授權方式和支點可深入定義每個用戶在模塊中對每個信息的可操作行為，靈活滿足企業的精細管理需求。