超實用！掌握公司檔案管理3個基本，讓你的工作效能從1到100！
2022/9/15 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 723
檔案管理工作對于公司的重要性，其實是不言而喻的。特別是在近兩年充滿不確定性的市場環境下，越來越多的企業管理者意識到檔案管理在產品經營、市場定位和營銷策略等方面所起到的指導作用。
想要管理好公司檔案，必須通過建立健全的公司檔案管理體系，才能夠讓管理工作順利進行。在建立公司檔案管理體系的過程中，需要根據公司的實際情況、以及各方面的檔案管理需求、特點進行開發。為了便于大家了解并掌握公司檔案管理的內容，筆者為大家整理了公司檔案管理的3個基本工作。
01公司檔案的整理
公司檔案有很多，對于大多數企業來說，可以將這些檔案劃分為行政文書檔案、企業管理檔案、企業技術檔案、企業會計檔案4大類。
其中，行政文書檔案包括各種合同及協議書、會議文件、工作計劃、規劃和工作總結、有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等；企業管理檔案包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等；企業技術檔案包括技術研究檔案、產品檔案等；企業會計檔案包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。
這些檔案都需要分類進行登記、保管，明確對職工的管理責任。會博通企業檔案管理系統為公司檔案整理提供了科學的分類架構。在該架構之下，企業授權用戶可以往系統當中存放文件并進行歸檔，歸檔后的文件存放于分類架構下，每一個分類之間內容不重復，歸檔更為科學。除提供基礎歸類檔案架構外，會博通也支持對檔案的靈活調整，以適應企業更復雜的歸檔需求。在會博通細粒化的權限管理體系下，用戶可以對既可以對每一個具體的職工進行授權，也可以對具體的文件進行授權，從而保障檔案使用安全。
02公司檔案的出借
在公司檔案管理工作中，您一定會遇到檔案出借的問題。公司檔案出借，需要經過所屬部門領導以及相關領導的批準，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對檔案丟失或者有所損害，應進行相應的處罰及批評。
會博通提供了檔案申請借閱功能，企業直接在平臺上搜索所需文件并提交借閱審批流程，待流程上所有人員審批完成后，即可在線使用電子檔案，或在線下取用實體檔案。
另外，在檔案的保護上，會博通系統利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統當初瀏覽過企業文檔資料，系統就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業快速找到泄密者。
三、公司檔案的歸檔管理
公司檔案是公司在活動中所有檔案的總和，涉及的部門非常多。為了提高公司檔案歸檔效率，可以根據部門不同或者檔案量的數量，將檔案上傳工作拆分到個人，指定上交檔案時間，可以是半年一交，也可以是季度上交，再由公司指定的相關檔案管理人員進行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。
會博通公司檔案管理系統可以根據企業需求，制定用戶使用數量，并且對每一個用戶的權限進行設置，從而在保證檔案高效管理的同時，也保障檔案安全。比如，會博通此前服務過的一個大型民企，他們公司根據業務的不同，設置了很多部門，包括XX事業部、XX產品部、大客戶服務部、運營管理部、數字拓展部、系統集成部、商務部等等（對敏感部門信息進行了隱藏），為統籌多部門檔案管理，該企業就在每個部門設置了一位檔案管理員，授予Ta檔案管理權限，定期整理檔案并上傳歸檔。
圖片來源于網絡
01公司檔案的整理
公司檔案有很多，對于大多數企業來說，可以將這些檔案劃分為行政文書檔案、企業管理檔案、企業技術檔案、企業會計檔案4大類。
其中，行政文書檔案包括各種合同及協議書、會議文件、工作計劃、規劃和工作總結、有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等；企業管理檔案包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等；企業技術檔案包括技術研究檔案、產品檔案等；企業會計檔案包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。
這些檔案都需要分類進行登記、保管，明確對職工的管理責任。會博通企業檔案管理系統為公司檔案整理提供了科學的分類架構。在該架構之下，企業授權用戶可以往系統當中存放文件并進行歸檔，歸檔后的文件存放于分類架構下，每一個分類之間內容不重復，歸檔更為科學。除提供基礎歸類檔案架構外，會博通也支持對檔案的靈活調整，以適應企業更復雜的歸檔需求。在會博通細粒化的權限管理體系下，用戶可以對既可以對每一個具體的職工進行授權，也可以對具體的文件進行授權，從而保障檔案使用安全。
02公司檔案的出借
在公司檔案管理工作中，您一定會遇到檔案出借的問題。公司檔案出借，需要經過所屬部門領導以及相關領導的批準，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對檔案丟失或者有所損害，應進行相應的處罰及批評。
會博通提供了檔案申請借閱功能，企業直接在平臺上搜索所需文件并提交借閱審批流程，待流程上所有人員審批完成后，即可在線使用電子檔案，或在線下取用實體檔案。
另外，在檔案的保護上，會博通系統利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統當初瀏覽過企業文檔資料，系統就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業快速找到泄密者。
三、公司檔案的歸檔管理
公司檔案是公司在活動中所有檔案的總和，涉及的部門非常多。為了提高公司檔案歸檔效率，可以根據部門不同或者檔案量的數量，將檔案上傳工作拆分到個人，指定上交檔案時間，可以是半年一交，也可以是季度上交，再由公司指定的相關檔案管理人員進行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。
會博通公司檔案管理系統可以根據企業需求，制定用戶使用數量，并且對每一個用戶的權限進行設置，從而在保證檔案高效管理的同時，也保障檔案安全。比如，會博通此前服務過的一個大型民企，他們公司根據業務的不同，設置了很多部門，包括XX事業部、XX產品部、大客戶服務部、運營管理部、數字拓展部、系統集成部、商務部等等（對敏感部門信息進行了隱藏），為統籌多部門檔案管理，該企業就在每個部門設置了一位檔案管理員，授予Ta檔案管理權限，定期整理檔案并上傳歸檔。
公司檔案管理作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。會博通檔案管理系統用規范化、科學化的檔案管理技術，為企業規避和抵御各種風險，全方位助力企業數字化轉型發展！
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