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會博通企業檔案管理系統：讓1位管理員就能輕松搞定檔案管理工作
2023/01/05 00:00 來源： 作者：小通 瀏覽量： 620
經過市場的驗證，一個企業的發展脫離不開對檔案的收集、分析、研究、利用，在企業中，檔案分為很多類型，越大的企業檔案的種類與數量就越大，其中囊括了文書檔案、技術檔案、合同檔案、項目檔案、客戶檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、制度檔案、人事檔案等。針對大量的檔案需要管理，作為一個檔案管理員的壓力是不小的，所以會博通企業檔案管理系統的現身，輕松讓1位管理員就能輕松搞定檔案管理工作。
企業檔案管理系統是一款專門針對檔案管理的系統平臺，經過多年的發展，它既符合國家的檔案管理標準又確確實實幫助企業更規范、更妥善、更科學化的管理好檔案。在以往的檔案儲存與檔案利用中確實是一個工作量較大的工作，而且資料分散性強，導致了管理員收集中會遇到很多麻煩，在整理中也會由于專業性缺乏導致檔案后期的利用率不高，需求查閱時尋找慢、難、費時費力。企業檔案管理系統正好解決管理員的遇到的痛點。
1、“存”不費時
檔案“存”單純靠人工收集確實時難題，特別時針對跨部門、跨地域、變動性強、重要文書產出不定時又量多的情況，管理員在收集中一不留神容易導致遺漏，歸檔不清晰、收集慢不及時的現象。現在很多企業直接借助會博通企業檔案管理系統，把本司的所有紙質檔案錄入系統，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在檔案管理系統平臺中就能高效管理檔案。
1）檔案分類、分組，目錄清晰
通過系統，管理員可以把大量的檔案進行有序的分類、分組，在利用分類自定義模塊、屬性自定義模板，把大量的檔案根據自己的實現情況清晰明了歸檔起來，便于后期管理員在日常管理過程中可以更直觀的瀏覽檔案狀態與了解檔案大概的類型。
2）檔案快速編號，查、存方便
編號是檔案管理工作重要部分，它關系到檔案后期的歸檔和查找，在系統操作中，用戶可以根據自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號。那么在管理員錄入檔案時，文檔根據編號系統就能自動完成檔案歸類，管理員無需大量耗時進行編號分類就能完成，在后期檢索中也能縮短排查時間。
3）檔案信息“條碼化”
每份電子檔案都能夠生成專屬自身的“條形碼”，通過會博通檔案管理系統“條形碼”功能，掃描成功后，APP 則會快速定位到相應信息條目，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“創建題目、經辦人、創建時間、檔案類型、編號、使用狀態等”，您可以輕松掃一掃便獲取檔案的信息，簡單又方便。
2、“借”不求人
在檔案紙質管理時代，借閱流程確實難倒了眾多企業，首先檔案資料量多找起來費時費力，有的檔案借出去沒還或損壞，不能清晰知道并及時提醒，并且借閱出去多了，工作量必然就大了，檔案的出借狀態就更加模糊了，而且檔案紙質借閱雙方都很費時間。
②借閱檔案及時提醒歸還時間。
③電子檔案查閱智能收回，
企業檔案管理系統是一款專門針對檔案管理的系統平臺，經過多年的發展，它既符合國家的檔案管理標準又確確實實幫助企業更規范、更妥善、更科學化的管理好檔案。在以往的檔案儲存與檔案利用中確實是一個工作量較大的工作，而且資料分散性強，導致了管理員收集中會遇到很多麻煩，在整理中也會由于專業性缺乏導致檔案后期的利用率不高，需求查閱時尋找慢、難、費時費力。企業檔案管理系統正好解決管理員的遇到的痛點。
1、“存”不費時
檔案“存”單純靠人工收集確實時難題，特別時針對跨部門、跨地域、變動性強、重要文書產出不定時又量多的情況，管理員在收集中一不留神容易導致遺漏，歸檔不清晰、收集慢不及時的現象。現在很多企業直接借助會博通企業檔案管理系統，把本司的所有紙質檔案錄入系統，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在檔案管理系統平臺中就能高效管理檔案。
通過系統，管理員可以把大量的檔案進行有序的分類、分組，在利用分類自定義模塊、屬性自定義模板，把大量的檔案根據自己的實現情況清晰明了歸檔起來，便于后期管理員在日常管理過程中可以更直觀的瀏覽檔案狀態與了解檔案大概的類型。
2）檔案快速編號，查、存方便
編號是檔案管理工作重要部分，它關系到檔案后期的歸檔和查找，在系統操作中，用戶可以根據自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號。那么在管理員錄入檔案時，文檔根據編號系統就能自動完成檔案歸類，管理員無需大量耗時進行編號分類就能完成，在后期檢索中也能縮短排查時間。
3）檔案信息“條碼化”
每份電子檔案都能夠生成專屬自身的“條形碼”，通過會博通檔案管理系統“條形碼”功能，掃描成功后，APP 則會快速定位到相應信息條目，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“創建題目、經辦人、創建時間、檔案類型、編號、使用狀態等”，您可以輕松掃一掃便獲取檔案的信息，簡單又方便。
在檔案紙質管理時代，借閱流程確實難倒了眾多企業，首先檔案資料量多找起來費時費力，有的檔案借出去沒還或損壞，不能清晰知道并及時提醒，并且借閱出去多了，工作量必然就大了，檔案的出借狀態就更加模糊了，而且檔案紙質借閱雙方都很費時間。
為了借閱監管更清晰，借閱工作更加便利，為實現一份檔案多人同時借閱不受限制，會博通企業檔案管理系統提供純線上、純線下以及線上線下結合的借還管理體系，通過系統隨時可知檔案的應用情況，從而不再出現檔案資料管理不規范，紙質檔案難尋找、不同一份檔案同時多人借閱、易丟失等尷尬問題。
企業檔案管理系統還可實現：
②借閱檔案及時提醒歸還時間。
③電子檔案查閱智能收回，
④機密檔案“掃碼”借閱。
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