物業(yè)檔案管理數字化升級：如何解決海量檔案的管理難題？

物業(yè)公司，該如何管理種類繁雜、數量巨大的檔案資料？

想象一下，一個大型物業(yè)公司，管理著數十上百的住宅和商業(yè)樓宇，涉及的文件和檔案數量驚人——合同、證照、維修記錄、業(yè)戶資料、設備設施資料、安全檢查報告……傳統的檔案管理方式，不僅耗時耗力，而且效率低下。

現在，有了會博通檔案管理機器人“貓仔”，這一切都變得簡單起來。

“貓仔”是一款開箱即用的檔案管理解決方案，包括了檔案管理工作所需的會博通檔案管理系統、電腦以及掃描儀，能夠用來管理物業(yè)公司運營中產生的所有文件與檔案：無論是紙質檔案，還是電子檔案；無論是各門類檔案，如文書檔案、人事檔案、合同檔案等；還是各類型文件資料，如證照、各類巡檢記錄等，都能用“貓仔”來統一集中管理。

在物業(yè)檔案管理工作中，文檔收集是一個耗時且繁瑣的工作。但如果用了“貓仔”，數字化上傳將變得輕松快捷：比如，當一個新的維修項目完成后，工作人員立刻就可以用工卡登錄上傳程序，將新生成的維修資料，放到設備中掃描上傳，文件會自動分類儲存。操作簡單，幾分鐘就能完成。還可以增配多套掃描機器人“龜仔”，放在多個部門、異地公司做收集，員工隨時可掃描上傳文件。

文件上傳后，管理員立即就能在會博通系統上，對其進行歸檔等。“貓仔”支持高度自定義的分類架構，因此物業(yè)公司可按照管理需求，自定義檔案全宗、分類、屬性和表格等。比如，物業(yè)公司可以按照不同項目部，來劃分多個檔案全宗，也可以根據工作內容來進行分類，還可以在會博通系統中自定義檔案屬性，以便詳細記錄每一項文檔的關鍵信息。將海量文檔分門別類規(guī)范歸檔儲存。

在檢索方面，“貓仔”的秒級檢索讓文件查找變得輕而易舉。想象一下，一個物業(yè)經理需要查找一份幾年前的維修合同。過去，他可能需耗費數小時，翻找數個文件柜。但有了“貓仔”，只需幾秒鐘，他就能在會博通系統中檢索到這份合同。如果著錄時錄入了存放地點，還可以快速地查到紙質檔案存在哪個位置。

應用“貓仔”，文檔的全生命周期管理的每一個環(huán)節(jié)都能精準跟蹤和管理。比如，一份新簽的合同，員工用“龜仔”掃描上傳，管理員在會博通系統上，對這份合同進行歸檔；月末還可進行專業(yè)維度的統計；有需要時也可通過借閱登記將其按規(guī)定借出，借閱到期時系統會自動提醒歸還；還能為合同的效期設置自動提醒，確保及時續(xù)簽。讓物業(yè)檔案管理工作合規(guī)、高效、有序。

“貓仔”不僅提高了工作效率，還能通過高效的檔案利用，使得物業(yè)服務更加精準、有效，讓物業(yè)管理更加智能化。所以，如果你也是物業(yè)公司的一員，正在為檔案管理頭疼，不妨試試會博通“貓仔”。

物業(yè)檔案管理，用“貓仔”，更輕松！

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