文檔管理新策略:制造業技術文件管理就用這招,安全又高效!

2025/2/5 16:16:28       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1422

在制造業企業中,技術文件無疑是最寶貴的資產之一。

 

然而許多企業,正面臨著技術機密文件未能妥善保管問題

各種技術檔案資料,如實驗記錄、檢驗檢測報告、培訓資料等存在部門網盤或部門文件柜里,文件多到只有存儲者自己才能找到,查找一份報告如大海撈針更糟糕的是,文件的下載和查用情況不透明,員工離職后,有些文件還丟失了……

 

這不僅影響了工作效率,更威脅到了企業的技術機密安全!如何優化?

 

分享一個連跨國企業都在用的文檔管理模式,不僅能用來管理技術文件,還能用于一體化管理公司所有的文件資料,并且投入小、門檻低,無論是大中型,還是中小微型制造企業,都能用這個模式,來構建自身的文檔管理體系。

 

這個管理模式就是:分布收集+集中管理

這是來自于會博通檔案管理機器人“貓仔”的創新式管理模式。簡單來說,它能幫助企業從簡化收集、有序儲存、安全管理3點著手,迅速提升文檔管理的質量和效率。

 

 

1、簡化收集流程

要實現體系化的文檔管理,必須先攻克文件收集難及時、難收齊的問題。通過“貓仔”方案配備的掃描儀及智能上傳程序,操作簡單快捷,員工可以自行在實驗室、工作站等,即時掃描上傳紙質或電子文件。還可搭配掃描機器人“龜仔”,在各部門、工作站內分布式收集。

 

 

2、有序分類存儲

上傳后,通過“貓仔”或“龜仔”的自動歸集功能,文件會自動儲存至指定路徑,不留存在本地。不僅能避免存錯存亂,還能避免重要信息在公用掃描儀上泄露。管理員在會博通系統上,即可集中管理各處上傳的文件,將其分門別類歸檔存儲。

 

3、集中安全管理

在會博通系統上,企業不僅能按需打造檔案分類架構,將公司內的所有文檔規范儲存,還能通過自定義檔案屬性,錄入紙質檔案的存放地點,對紙質及電子文檔實行同步管理。并且,系統提供登錄審計、加密傳輸加密存儲、操作行為記錄、防擴散水印等多重安全機制,確保企業的技術機密得到全方位的保護。

 

 

此外還要強調的是,“貓仔”是一款即插即用的解決方案,無需部署等待,到手即可投入應用。如果貴企業正為如何管理海量文檔而煩惱,不妨來了解會博通“貓仔”,更加高效、靈活的數字化檔案管理體驗正等著您!

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