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信息化時代檔案管理工作是組織創新發展的基石

2020/1/19 0:00:00 來源：作者：市場部瀏覽量： 1

信息化時代檔案管理工作是組織創新發展的基石

檔案管理是每一個機關事業單位的基礎工作,完善的檔案管理是單位持續發展的基石。隨著信息化發展加快,很多現代社會的管理工作已經建立在信息化的基礎上。在這樣的時代大背景下,機關單位的檔案管理工作也發生著巨大的變化,傳統的手工登記管理方式已經逐漸被現代化檔案管理系統替代。

那么如何利用信息化手段,創建完善機關事業單位的檔案管理系統?下面筆者特邀從1988開發出我國第一套文檔一體化軟件產品，我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商，會博通知識管理系統研發專家，給大家分享新時代檔案管理系統搭建的檔案管理要點。

專家指出，過去30余年會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經榮獲經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理、合同管理等領域走在世界領先水平。檔案是企業內部最為規范的知識內容，也是企事業單位需要儲存沉淀的重要“財產“。但是，很多企事業單位并不那么重視檔案管理工作，很多檔案管理制度形同虛設，檔案管理的流程也不規范，檔案員一旦離職，很多歷史檔案都找不到，甚至，存在很多檔案丟失的情況，導致作為追溯之源的檔案資料，根本就得不到很好的保存，更別說再利用了。下面就給大家分享檔案管理的六個要點，供大家參考。

第一，制定檔案管理制度與流程規范

很多企業都有檔案管理制度，并且，該制度大同小異，制定的時候，企業也沒有很切實地考慮到實際需要。因此，檔案管理制度應該配套符合企業需要，并且便捷可行的管理流程規范，把檔案管理工作落到實處。

第二，全面完善的分類管理

在我們建立全面的管理分類時要注意，全面并不是分類得多么精細，因為分類得過于精細的時候，就會出現很多模棱兩可的分類，再利用的時候，就會出現很多問題，同時，要切合企業本身業務，設計檔案分類，不要一味參考國家的分類標準。

第三，檔案全生命周期管理，追溯文件本源

在文件并沒有被分類立卷的時候，就應該考慮文件的保存。利用檔案管理系統，把形成的文件保存起來，同時，隨著時間的推移，記錄文件的版本迭代、利用情況、審批情況、關聯信息等，記錄文件的整個使用周期。當進展到歸檔階段，同樣可以通過系統，快速地進行分類、立卷、歸檔等操作，全面電子化實現全生命周期管理。

第四，檔案管理立足于業務

企業在生產經營中會產生包括產品手冊、專業資料、證照、銷售方案、營銷方案、客戶資料、工作流程、業務流程、行政流程等資料，這些都是企業在生產經驗過程中的成果文件，檔案管理流程應該考慮從業務的源頭出發，制定一套檔案管理流程，促進檔案資料的完整性。

第五，紙質電子檔案同步管理

檔案管理系統必須滿足紙質檔案管理的同時，滿足各種綜合檔案管理和專業檔案管理對于數字化檔案管理的需求。1、數字化檔案具有較強的時效性，方便進行利用等特點，減少了非常多的整理以及應用成本，從而達到提高經濟效益的目的；2、檔案數字化后，即可跨越空間界限，利用網絡即可查閱相關檔案，真正讓職員可對檔案實現充分利用，提高管理效率；3、電子檔案不僅為紙質檔案的備份，還可代替紙質檔案被重復利用。一方面減少了紙質檔案的耗損，另一方面提高了檔案使用的安全性（準確性、不可篡改等）。

第六，檔案再利用管理

檔案資料的利用，既是檔案資料工作的基本出發點，又是檔案資料工作的最終目的。檔案資料管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它的利用價值。檔案資料的利用貫穿于檔案資料管理工作的各個環節和檔案資料的整個生命周期，并且是檢驗檔案資料管理工作質量的根本標準。檔案資料利用必須滿足工作本身對檔案資料的現實需求，并且能擴展到滿足企業對檔案資料的廣泛而長遠的需求，同時，檔案資料利用應當及時、準確和有效，例如，全文檢索、高級搜索等功能都是必不可少的。

總之，信息化時代檔案管理工作是組織創新發展的基石，從制定檔案管理制度與流程規范，全面完善的分類管理，檔案全生命周期管理，追溯文件本源，檔案管理立足于業務，紙質電子檔案同步管理，到檔案再利用管理全過程才符合新時代檔案管理系統的需求。