弄懂職工檔案管理的六大問題，受益一生

職工檔案管理的重要性不言而喻，企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、選拔和任用等工作中形成的有關職業個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。

1、檔案關系能否認定勞動關系

根據《勞動法》相關規定：勞動合同就是確定勞動者與用人單位之間勞動關系存在狀態的重要依據。

勞動關系是勞動者與用人單位之間的權利和義務關系。只有一方提供勞動，一方支付勞動報酬，才能算形成了勞動關系。如勞動者在用人單位僅保管檔案，未在該用人單位工作，也未領取過勞動報酬，該勞動者與該用人單位僅存在檔案保管關系，不存在勞動關系。

2、職工檔案不在單位，單位要為他繳納社保嗎

繳納社保的前提是以勞動關系的存在為必要條件的。即便人事檔案不在本單位保管，只要勞動者與用人單位存在勞動關系，勞動者就應該享受社會保險；也就是說，自勞動者在用人單位工作的第一天，即雙方建立勞動關系之日起，用人單位就應該為勞動者繳納社會保險費。

根據現行《勞動法》及相關法規、規章、政策的有關規定，如果職工檔案存在職介中心，用人單位無法為職工辦理繳納社會保險手續，用人單位可以以上一年度社會平均工資為基數，按用人單位應繳納的比例計算，一次性支付給職工。由職工個人到職介中心辦理繳納社會保險手續。

3、勞動關系解除后，需及時轉移職工檔案

用人單位在與職工解除勞動關系后，必須及時履行轉移職工檔案的義務。職工檔案隨其勞動關系轉移而轉移，由與之建立勞動關系的用人單位保管。

《企業職工檔案管理工作規定》第18條指出：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。

《勞動合同法》第50條規定：用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。

如果用人單位與勞動者解除或終止勞動關系時，不按規定轉移職工檔案，對勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。如職工因檔案轉移手續發生糾紛的，屬于勞動爭議，人民法院應依法受理。

4、失業期間檔案由誰保管

領取失業金期間，檔案由戶口所在地的人社局檔案管理部門保管。是在辦理失業保險金程序中由單位傳遞到人社局的。個人不得攜帶或保管檔案。

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5、檔案丟失對退休有影響嗎

可以辦理退休，但對領取養老保險金數額有一定影響。

《社會保險法》第16條規定：“參加基本養老保險的個人，達到法定退休年齡時累計繳費滿十五年的，按月領取基本養老金。”按照這一規定，按月領取基本養老金有兩個基本要素：達到法定退休年齡，累計繳費年限滿十五年。

檔案對這方面的影響主要體現在：在退休年齡方面，如果身份證與檔案記載的出生時間不一致的，目前社會保險行政部門主要以檔案的最早記載為準；在繳費年限方面，累計繳費年限包括視同繳費年限，而視同繳費年限主要就是根據檔案記載確定的。

檔案丟失會影響的內容包括：確定退休年齡、確定工齡、確定視同繳費年限等，這些內容都會影響計算養老保險金。如果檔案丟失，參保人員應按實際繳費年限辦理退休手續，核發養老保險待遇。

6、丟失檔案怎么辦

一旦檔案丟失，需要由原工作單位或原單位上級主管部門出具有關個人檔案丟失情況說明，或補辦檔案記錄，并交人社局審核。

《最高人民法院關于人事檔案被原單位丟失后當事人起訴原用人單位補辦人事檔案并賠償經濟損失是否受理的復函》中指出，保存檔案的企事業單位，違反關于妥善保存檔案的法律規定，丟失他人檔案的，應當承擔相應的民事責任。檔案關系人起訴請求補辦檔案、賠償損失的，人民法院應當作為民事案件受理。