學(xué)校檔案管理雜亂難？會(huì)博通專(zhuān)治檔案管理各種難題

檔案作為學(xué)校的一種信息資源，是學(xué)校開(kāi)展組織經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)工作等方面的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)工作。不少學(xué)校都存在綜合檔案雜亂難管理方面的問(wèn)題，這對(duì)學(xué)校日常管理和發(fā)展都有一定的影響。隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學(xué)校對(duì)綜合性檔案逐漸趨向自動(dòng)化管理。會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、編研、注銷(xiāo)等全生命周期的管理。

會(huì)博通根據(jù)學(xué)校對(duì)綜合檔案管理需求，從以下10個(gè)方面出發(fā)幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化智能管理。

1、滿(mǎn)足綜合性檔案分類(lèi)的功能需求

檔案的管理分類(lèi)包含檔案類(lèi)型的分類(lèi)管理以及檔案屬性的分類(lèi)管理兩大部分。系統(tǒng)中的檔案的類(lèi)型分類(lèi)方式一般為：全宗à檔案種類(lèi)à檔案分類(lèi)à檔案定義à具體文件。用戶(hù)可以自由定義檔案分類(lèi)的架構(gòu)，讓系統(tǒng)中的檔案分類(lèi)架構(gòu)與實(shí)際管理情況完全一致。

檔案屬性的管理是針對(duì)所管理的檔案類(lèi)型進(jìn)行性質(zhì)上區(qū)分的一種方式。用戶(hù)可以自定義各大類(lèi)型以及各大類(lèi)型下每個(gè)層級(jí)分類(lèi)的屬性，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)管理的差異化，便于后續(xù)對(duì)檔案的查找利用。

會(huì)博通會(huì)根據(jù)在學(xué)校對(duì)于人事檔案的業(yè)務(wù)需要，結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理部門(mén)的要求，符合檔案屬性的要求，匹配姓名、身份證號(hào)碼、出生地、出生日期等專(zhuān)業(yè)屬性，并可對(duì)應(yīng)自動(dòng)生成各類(lèi)檔案的封面、目錄、備考表、背脊等檔案表格，為學(xué)校提供對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行歸檔時(shí)的信息化支撐。

2、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案的收集功能需求

檔案信息的采集是指對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集的過(guò)程。會(huì)博通系統(tǒng)提供屬性新建、掃描新建、批量新建、批量掛接等多種采集方式。用戶(hù)可以按照內(nèi)部管理的習(xí)慣以及需要，采用符合自身需要的采集方式，對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案物聯(lián)化管理的需求

會(huì)博通將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理，進(jìn)一步提高了管理的科技水平與技術(shù)含量。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成并綁定對(duì)應(yīng)的唯一標(biāo)識(shí)（條形碼或電子標(biāo)簽）以方便識(shí)別和管理，并與身份證識(shí)別設(shè)備對(duì)接，即可使用身份證閱讀器，也可以用掃碼槍識(shí)別，將信息傳入會(huì)博通系統(tǒng)中，會(huì)博通將快速定位到所關(guān)聯(lián)的檔案，供操作者查看或用于工作所需的查詢(xún)、預(yù)覽、借閱、歸還等管理操作。

4、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案資料的利用需求

各種檔案對(duì)象，也就是各種檔案類(lèi)型，都可以根據(jù)工作需要，進(jìn)行授權(quán)，使用戶(hù)可以按權(quán)限查閱和利用檔案。即使沒(méi)有權(quán)限閱讀的檔案，只要工作需要，也可提交申請(qǐng)流程，由檔案管理人員審核，并報(bào)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再進(jìn)行借閱與利用。

（1）檔案利用的授權(quán)開(kāi)放

系統(tǒng)所提供的授權(quán)體系，使得檔案因工作需要，進(jìn)行授權(quán)開(kāi)放成為可能。系統(tǒng)內(nèi)嵌的工作流程處理，同樣支持各種檔案開(kāi)放與授權(quán)業(yè)務(wù)的審批流程。

在依權(quán)限開(kāi)放檔案的同時(shí)，如果有必要，還可創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的開(kāi)放檔案庫(kù)，將開(kāi)放檔案作為整體向全體工作人員甚至社會(huì)開(kāi)放查閱。

（2）檔案的借閱管理

會(huì)博通支持檔案的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還申請(qǐng)、登記、統(tǒng)計(jì)的管理。

（3）提醒設(shè)定

會(huì)博通系統(tǒng)具備強(qiáng)大的提醒設(shè)定功能。系統(tǒng)中的每一條信息都可按日、周、月、年等設(shè)置單次或者多次重復(fù)性提醒。可廣泛的用戶(hù)文件的到期提醒、文件督辦提醒、日程安排提醒等。

（4）檔案的防擴(kuò)散管理

對(duì)于PDF與圖片格式（包括JPG、PNG、GIF和多頁(yè)TIF等）文件，會(huì)博通配置了自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理工具，可非常方便的創(chuàng)建、掃描、編輯、處理和閱讀 PDF或圖片文件，并且，提供了完整的權(quán)限控制與防擴(kuò)散功能，可根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置，自動(dòng)給閱讀者添加屏幕水印和打印水印，即使通過(guò)屏幕拷貝、照相、打印（可控制打印權(quán)限）等方式獲得文檔，也會(huì)因?yàn)樗〉拇嬖诙菀姿菰矗蛴∽C件辦理相關(guān)事務(wù)時(shí)，還可通過(guò)打印水印限定證件復(fù)印件的用途。

PDF閱讀器：

PDF閱讀器的功能包括：

同步閱讀：可對(duì)所有在線用戶(hù)或收到該文件的用戶(hù)發(fā)起同步閱讀，用戶(hù)可以在列表中選擇跟讀的主持人。同步閱讀可用于例如會(huì)議文件展示等場(chǎng)景。

批注：支持手寫(xiě)與文字批注功能。

書(shū)簽：可加入閱讀書(shū)簽。

語(yǔ)音朗讀：可對(duì)PDF文件的文字內(nèi)容進(jìn)行語(yǔ)音朗讀，增加閱讀方式的多樣化。

5、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案的查詢(xún)需求

會(huì)博通系統(tǒng)提供根據(jù)用戶(hù)權(quán)限實(shí)施的搜索功能，搜索框貫穿整個(gè)系統(tǒng)，用戶(hù)可以快捷地實(shí)施搜索。專(zhuān)門(mén)的搜索平臺(tái)將根據(jù)操作者的職能權(quán)限來(lái)實(shí)施搜索，對(duì)于搜索出的檔案，還具備與操作者職能相適應(yīng)的管理功能，并可作為其他系統(tǒng)的知識(shí)支持工具使用。

搜索平臺(tái)支持全文搜索功能，同時(shí)，具備高級(jí)搜索功能，不僅可以限定條件搜索，并可對(duì)搜索條件進(jìn)行組合，提高搜索精度。

6、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的需求

檔案管理應(yīng)用模塊帶有專(zhuān)用的統(tǒng)計(jì)頁(yè)面，可對(duì)庫(kù)存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類(lèi)、檔案保管期限、檔案密級(jí)、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

并且，在每一個(gè)檔案管理分類(lèi)的屬性頁(yè)面中，都帶有統(tǒng)計(jì)功能，并可進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)：

7、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)過(guò)期檔案管理的需求

根據(jù)國(guó)家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過(guò)保管期限的檔案實(shí)體可以銷(xiāo)毀。會(huì)博通系統(tǒng)對(duì)于電子檔案，超過(guò)保管期限時(shí)，可以注銷(xiāo)，也可以刪除，但如果存儲(chǔ)空間許可，注銷(xiāo)或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

8、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全要求

會(huì)博通容許采用現(xiàn)在流行的各種安全及可靠性策略與方法，如SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū)與電子印章，USBKey登錄驗(yàn)證以及機(jī)器指紋加密等。

會(huì)博通系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級(jí)管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對(duì)用戶(hù)進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級(jí)、學(xué)校、門(mén)類(lèi)、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶(hù)只有通過(guò)身份、權(quán)限驗(yàn)證，才能使用與自己權(quán)限相對(duì)應(yīng)的功能，對(duì)用戶(hù)的登錄和操作都有完整的日志記載，并支持遠(yuǎn)程辦公。

除此之外，還帶有系統(tǒng)監(jiān)控平臺(tái)，可實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)用戶(hù)登錄情況（包括活躍情況、在線情況、注冊(cè)用戶(hù)變化等）、應(yīng)用操作、流程處理等信息，全面監(jiān)控用戶(hù)使用痕跡，滿(mǎn)足安全需求。

9、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)證照管理的功能需求

學(xué)校可以根據(jù)自身需要自定義創(chuàng)建不限層級(jí)的證照管理分類(lèi)（如按證照性質(zhì)、類(lèi)型，抑或是管理主體分類(lèi)）。每一個(gè)分類(lèi)都可以單獨(dú)授權(quán)，配置某用戶(hù)、某部門(mén)或整個(gè)學(xué)校對(duì)分類(lèi)下所管理內(nèi)容的訪問(wèn)密級(jí)，以及對(duì)其的操作權(quán)限。其功能涵蓋證照的查看、提醒、變更與借還等全生命周期管理。

10、滿(mǎn)足學(xué)校對(duì)多媒體文件管理的功能需求

會(huì)博通提供一個(gè)集采集、歸檔、檢索、下載等一體的多媒體文件管理模塊，功能包括上傳、下載（不同尺寸下載）、查找、Exif信息獲取、視頻存儲(chǔ)與在線播放、縮略圖顯示、圖片水印、入庫(kù)審批等。全面涵蓋多媒體文件收、管、存、用的管理需求。