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引進企業檔案管理系統后，你需要為檔案采集做些什么？

2022/1/14 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 491

引進檔案管理系統之后，你需要做的第一件事，就是把所有可以稱之為檔案的紙質資料進行數字化，也就是我們常說的檔案采集。在輔助企業進行檔案采集的過程中，我們發現大家對如何進行檔案采集，它有著怎樣的步驟和標準還是比較模糊的，為此，我們做一個簡單的說明，以便大家有一個大致了解，這樣在真正落實檔案采集工作時就能夠更游刃有余一些。

企業檔案管理系統

要進行檔案采集，首先得明確什么樣的資料可以納入到檔案的范圍當中。關于檔案的解釋定義還不統一，一般，檔案指的是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式具有保存價值的原始記錄。檔案自古以來就有，只不過有著不同的稱謂，商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后則稱之為“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現在統一稱作“檔案”。

說了這么多，也許你還是有點模糊，在檔案采集的過程中，企業所說的檔案一般可分為十大類，分別是黨群類、行政工作類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、基建類、設備儀器類、會計檔案、人事檔案、特種載體檔案。凡與這些類別相關的各種文件材料，都需要進行檔案采集。

為了方面大家比較高效地進行檔案采集，企業檔案采集系統會提供幾種不同的采集方式，企業可以根據內部管理習慣、以及檔案內容形式進行靈活選取。

1. 采集實體檔案：Excel模式批量導入

對于實體檔案的采集，我們提供了非常方便的“三步走”模式，即通過批量新建，屬性新建、導入新建，即可快速完成實體檔案采集。批量新建檔案條目類似于Excel模式，利用Excel即可批量導入案卷、卷內目錄。

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2. 導入數字檔案：從磁盤批量導入，支持批量修改

對于已經以數字形式存儲于電腦中的檔案，可以約定對應關系，直接從磁盤批量導入到系統當中，同時支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導入。

3.歸檔編輯平臺：在同一界面完成檔案歸檔全流程操作

在同一頁面，即可完成文件歸檔以及檔案管理的相關操作（表格打印、編號、檔案注冊等），無論管理的是何種檔案，也無論檔案管理方式如何改變，歸檔編輯都可滿足你將文件歸為檔案的全過程操作需求。

4.檔案自動歸檔：檔案自動分類，歸檔更高效

在同一頁面，可根據全宗號、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，實現自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔功能。當然這只是初步的歸檔，檔案管理系統特提供靈活的自定義分類及屬性，滿足不同類型用戶的歸檔結構需求。此外對于存儲在OA、ERP、財會系統等第三方系統當中的檔案，在系統聯通之后，也可以實現檔案的自動歸檔。

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