檔案管理系統內的“隱形守護者”，如何用它夯實內控、保護信息安全？
前陣子，小博看完了一部國安題材反諜劇，在緊湊劇情中看國安人員與間諜組織斗智斗勇，深感國家安全來之不易，更震撼于國家安全背后，是無數“隱形守護者”們在負隅前行、默默守護。
安全無小事，一方安穩往往是多方通力協作的結果。對于企業組織的檔案信息安全亦是如此。
在檔案管理系統內，也有這樣的“隱形守護者”，以無形的大手規范用戶的各項行為、限制不合規行為，守護檔案數據安全——Ta就是權限體系。
權限體系是如何發揮內控作用的？如何防止機密信息內泄？——要回答這些問題，我們不妨根據“誰（who），對什么檔案信息（what），進行什么操作（how）”這一思路去梳理。
接下來，我們就以會博通檔案管理系統為例，看看權限體系這個“隱形守護者”是如何多層次、多維度把控檔案信息安全的。
01 解決“誰”的問題——為不同角色（職能）授權
不同職能、不同級別的成員，如何區分授權？是整體授權，還是單獨一個人一個人授權？
這里我們引入“角色”這一概念，它基于權限管理常用到的RBAC（Role-Based Access Control基于角色的訪問控制）模型。在會博通系統中，角色也可以理解為崗位，它與對應權限關聯；當用戶成為某角色后，即自動擁有了該角色下的權限，方便批量或快速授權。
在授予權限角色時，建議根據實際職權進行匹配。比如，業務檔案的借閱、歸還等需由業務主管張三審批，那么可將“業務管理員”（具業務管理權）角色授予主管張三。
不同規模、不同類型的企業組織，所適合的權限角色構成亦有不同。比較方便的是，在會博通系統內，除了預設的權限角色，還可根據需要自行設計權限角色，為角色命名、授權，比如將主管張三的權限角色名改為“業務主管”，使其與實際職位一致。
此外，雖應用到角色這一介質，但授權對象并不拘束于此。在會博通系統內，亦可直接給指定人員、部門或整個公司授權，可根據管理需求靈活設置。
02解決“什么信息”的問題——授權范圍靈活設置
要發揮好權限的內控作用，授權范圍的選擇必須準確到位。
比如說，張三負責業務檔案的審批，但不負責其他類型檔案的審批，授權范圍就須對應檔案管理架構中業務檔案這一分類，管理權限須與管理范圍相對應。
權限范圍不準確，權限就無法明確、有針對性地進行控制。試想一下，負責業務檔案審批的張三，還收到了會計檔案、文書檔案的審批申請？這極易造成管理混亂，帶來巨大風險。
在會博通系統內，授權范圍非常靈活，既可針對各級分類授權，也可針對具體文件授權。企業組織可結合自身檔案管理架構與工作需求進行設置。
此外，對于如經營報表、財務數據等機密信息，如何通過訪問權限進行管控，防止外泄？會博通還有利器——密級。
會博通系統內的每個文件、每條信息都可設定密級，密級又與權限角色或具體用戶關聯。比如，業務管理員這一角色可訪問的最高密級是“機密級”，那張三即可訪問“機密級”及以下密級，無權限訪問在該密級之上的文件。
密級與權限交叉，構建了一張嚴密的信息安全防護網，更穩固守護檔案信息安全。
03解決“什么操作”的問題——細化把控權限行為
不同用戶應用檔案系統的需求不一樣，有的需查閱檔案，有的需修改文件……如何整體把控操作行為，防止“越界”操作？
通過設定權限行為，可規范用戶在與職能相匹配的“指定動作”內進行操作。以會博通系統提供的17種基本權限為例，包括了類型管理、業務管理、刪除、修改、創建、下載、閱讀等等，涵蓋了應用系統時的多種工作場景。
值得留意的是，某些權限提供了多種選擇，比如“刪除”分為“刪除”、“刪除（自己創建的）”兩種，對應了更細化的工作場景。比如，在檔案錄入時，可為錄入人員授予“刪除（自己創建的）”權限，那么他僅可刪除自己創建的，無法刪除他人創建的文件，避免誤刪等風險。
再如“閱讀”權限，區分為“閱讀”、“閱讀條目”、“閱讀（自己創建的）”等五種。例如在跨部門協作中，可為非本部門成員授予“閱讀條目”權限，使其僅可查看對應檔案條目；當工作需要查閱時，可通過流程發起申請，依審批授權在規定期限內查閱。
如此一來，確保不同用戶的操作行為符合實際工作需要，無權限用戶無法接觸對應信息或進行相關操作，避免信息外泄、損壞等風險。
企業組織需要什么樣的角色、該角色具備哪些權限、可訪問密級是什么，通過權限設定，可按需自由打造，進行精細把控。各分類內，哪些角色具備什么權限，管理員亦可通過分級授權清單清楚了解，及時調整，確保職權清晰對應。
04寫在最后
會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，具備細粒化的權限管理體系。多年來，覆蓋十大行業、不同規模的企業組織客戶應用會博通進行檔案管理，同時亦打造了個性化的權限管理框架，更好地保障了檔案應用安全。如果您對安全、可靠的檔案管理系統有需求，歡迎搜索會博通咨詢了解，我們將竭誠為您提供專業、個性化的解決方案。
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