都2024了，企業部署檔案管理系統時別再踩這些坑

隨著信息化技術發展，檔案管理工作的理論、方法、工具、技術都在不斷升級和革新。站在2024年回首，過往檔案管理系統曾沿用的一些部署方式或模式，在現今檔案工作場景中已顯得掣襟肘見。倘若不注意這些“坑”，部署系統時容易走彎路，造成成本和人力物力的消耗，實際應用中也總感覺“不好用”。

那么，在部署檔案管理系統時，有哪些“坑”應注意避開？ 

01未從企業頂層進行統型部署

檔案管理是一項系統性、全局性、綜合性的工作。對于集團型企業、多部門公司等組織來說，更需要從全局、從頂層進行統型部署。

過往，由于技術條件、管理模式等多方面原因，存在著檔案管理系統部署節奏不統一的情況。比如，有些集團內各公司根據自身檔案工作情況，各自采購、部署對應的檔案管理系統。一個集團內可能同時應用著多個檔案管理系統，還可能有的分支早早開始應用，有的還沒進行部署，帶來諸多管理及應用上的不便。

帶來問題：

1、難以實施統一規范管理。不同系統的檔案管理架構各有側重，難以統一，企業難以從全局把控，無法實施統籌管理；

2、檔案整合困難。檔案管理規范不統一，且系統間并非都能互通，資源難以整合；

3、檔案共享、協作不便。檔案分散保管，查用不便，難以支撐業務應用、協作需求。

對應建議：

在部署檔案管理系統前，應盡可能從企業頂層出發，對檔案工作情況、應用需求進行全局性梳理，實施統型部署。在這方面如有需求和疑問，歡迎咨詢會博通，我們將根據企業需求與實際情況，提供專業的檔案管理解決方案。

02未結合企業應用需求進行適配

與檔案工作一樣，檔案管理系統亦存在一個發展、革新的歷程。早期的一些檔案管理系統，未能結合企業的實際情況進行個性化定制，加上系統應用彈性較低，可供自定義設定的范圍有限，部署后應用體驗不佳。不僅未能幫檔案人員提高效率，反可能使工作鏈路更復雜。

帶來問題：

1、難以適配特定場景需求。難以適應不同行業、特定工作場景下的應用需求，也難以提供更為細分的功能支撐，比如行業分類架構、表格模板等。

2、應用不順暢。若系統靈活度不足，一旦不符合實際工作流程，比如歸檔流程，應用中容易出現“卡脖子”的情況。

3、管理不方便。無法根據管理需求細化調整，難以實現精細化管理。

對應建議：

在選擇和部署檔案管理系統前，需先了解系統是否支持個性化定制，以及系統是否具有寬松的自定義度，優先考慮更能適配企業個性化需求的選擇。

在這里推薦會博通：會博通提供合規化的行業解決方案，可根據企業需求進行個性化定制；同時，會博通系統具有高度靈活的自定義度，不僅檔案管理架構可自定義（檔案分類、檔案屬性、表格模版等可自定義），還可自定義權限管理體系（對用戶、信息及操作行為進行細粒化管控），按需打造工作流程等，可靈活適應不同行業、不同規模企業的檔案管理需求。

03未與業務系統進行融合

企業經營中往往應用到多種系統，如OA、ERP、CRM等。由于各方面原因，過往一些企業檔案管理系統并未與內部業務系統對接，或未將各業務系統上的文件及數據納入歸檔范圍。

隨著檔案形勢更新，電子檔案與傳統載體檔案具有了同等效力。企業在部署檔案管理系統時，需考慮與業務系統的融合對接，實現電子檔案的線上歸檔。

對應建議：

在部署檔案管理系統時，應注意與企業內部業務系統的無縫對接，通過規范的工作流銜接業務系統電子文件的規范化歸檔。

應用會博通，可實現檔案管理系統與業務系統的無縫對接。會博通提供通用接口，可接收從OA、ERP、CRM、財務系統等異構系統移交的待歸檔文件、附件及元數據，并提供四性檢測功能，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。

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