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檔案管理說的“三合一”制度是什么？如何貼合要求

2023/5/30 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 823

在檔案管理工作當中，我們經常聽到“三合一”制度。“三合一”制度究竟指的是什么？又如何讓檔案管理軟件貼合“三合一”制度要求？本期內容我們一起了解“三合一”制度，以便更好落地檔案管理工作。

檔案三合一制度、檔案管理軟件

01什么是三合一制度？

“三合一”制度是規范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。全面推行“三合一”制度，對于進一步提升機關檔案基礎業務和信息化水平，建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的檔案資源體系，維護國家檔案資源完整與安全，促進檔案事業健康長遠發展具有重要意義。

“三合一”制度頒布之后，各地區各部門結合實際，緊扣科學制定檔案分類方案、確定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務，進一步規范機關檔案門類劃分、統一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升機關檔案資源管理的科學化、規范化、標準化水平。

02檔案管理軟件如何貼合三合一要求？

1）做好檔案分類工作

會博通檔案管理軟件在檔案分類上遵循MECE原則，為用戶提供了基礎的分類框架，用戶可基于業務需求，在此框架基礎上進行靈活調整。在分類調整的過程中，會博通為用戶提供了非常大的調整空間，層級不設限，分類得以更細致。

會博通服務于行業已經有三十多年的歷史，在三十多年的服務經驗當中，我們沉淀下了非常多的行業案例，對于每一個行業會博通都有相應的分類框架參考，在需要輔助分類的情況下，技術人員可介入輔助分類。星級服務讓檔案分類更為便捷。

2）合規化檔案管理范圍

什么樣的檔案需要進行檔案管理？范圍是怎么樣規定的？檔案管理的檔案范圍通常是由國家或地方政府的相關法律法規或規章制度所規定的。例如，我國《檔案法》規定，所有機關、團體、企事業單位、個人和其他組織或個人在行政、經濟、文化及社會生活中產生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等，都屬于檔案，均應當進行檔案管理。

會博通檔案管理系統在符合國家相關法律法規的要求下，為用戶提供了各種各樣的檔案文件格式，可有效確保檔案的完整性。這些格式包括但不限于：dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。不論是公文、法律法規、合同、客戶資料，還是報表、圖片、視頻、發票憑證都能得到很好的保存。

3）自主設定檔案保管期限

檔案的保管期限是指檔案管理機構依據國家法律、法規和規定，對檔案的保管期限進行規定，即檔案應當保存多長時間。檔案的保管期限是檔案管理的基本依據，也是檔案利用的重要標準之一。檔案的保管期限根據檔案的性質和用途的不同而有所不同。一般來說，檔案的保管期限可分為長期、中期和短期。

在會博通檔案管理系統中，用戶可以在相關政策文件及內部要求下，自主設定檔案的保管期限。保管期限可以是幾天、幾周、幾個月、幾年、幾十年、永久等，非常靈活。除了檔案保管期限的設置，用戶朋友們還可以同步設置到底提醒，提醒自己到期之后的處理事項。

檔案管理“三合一”制度，是我們做好檔案管理的方向指引，也是時代發展的要求。了解“三合一”制度，有助于提升我們檔案管理的技能，希望我們對“三合一”的解讀，對您有幫助。還想了解更多檔案管理相關知識，歡迎持續關注會博通。

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