汽車制造業檔案管理系統解決方案實現檔案“規范、利用、安全”

       我們都知道檔案就是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，在汽車制造業來說，本司產生的檔案也是同樣價值性非常高，具有妥善收集、歸檔、儲存與利用的意義，針對過期無用處的檔案數據也需要妥善銷毀，避免與有用的檔案形成混淆。

       汽車制造業檔案可分為黨群工作檔案、行政管理檔案、經營管理檔案、設備檔案、生產技術管理檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、客戶資料等檔案，根據不同的情況會有不同的分類方式，就如下面某汽車公司的運用會博通檔案管理系統分類如下。

一、針對黨群、行政、經營、生產技術管理檔案的分類編號，黨群、行政、經營、生產技術管理檔案可采用年度進行問題性質分類、組合、排列。就如：

       1、黨群工作檔案按黨務、工會、共青團、協會四個方面整理立卷排列。

       2、行政工作檔案、按行政事務、保衛、外事、審計、人事、教育培訓、醫療衛生、后勤福利、房產管理九個方面整理、立卷、排列。

       3、經營管理檔案按經營決策、計劃統計、財務管理、產品銷售、企業管理六個方面整理、立卷、排列。

       4、生產技術管理檔案生產調度、質量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、工程技術管理、環境保護、計量、標準化、檔案信息十個方面整理、立卷、排列。

       5、黨群、行政、經營、生產技術管理檔案編號由各自英文大寫字母代號標識和阿拉伯數字號順序組成，不設二級以下類別。

       6、黨群、行政、經營、生產技術管理帶密級的或不同保管期限的檔案，不做另行編號。

       7、黨群、行政、經營、生產技術管理檔案以“件”為單位，加蓋歸檔章，填寫問題（類別）、年度、保管期限、并編制一個順序室編號，組合、排列上架。

       8、產品檔案采用種類，型號分類方法，具體可按產品系列、型號進行分類。

       a.產品系列為二級類目：

       b.產品型號為三級類目：

       c.一種型號的產品檔案只準編同一類目檔案號。

9、科研檔案采用性質、課題分類法、具體可按科研任務來源、研究課題分類。

      a.科研檔案二級類目按科研任務來源劃分：

      b.科研檔案三級類目按研究課題劃分。

       因此，會博通汽車檔案管理系統提供完善的分類機制，除了內置可套用的分類結構外，用戶也可根據自身企業的情況進行自定義分類，屬性自定義，確保各種檔案管理的完整性，信息清晰明了。

實現規范化的電子檔案信息管理方式

       汽車制造業檔案多樣，分散性強，儲存方式不統一，導致很多檔案易丟失，針對檔案的集中收集，可采用會博通檔案管理系統實現電子檔案信息管理方式，比如把各部門的一些單據、交易信息、資源信息、工作計劃、紙質合同等檔案形成數字化電子文檔，經各部門、各企業歸檔處理后統一向電子文檔數據中心系統提交，管理員可以通過系統歸類收集，收錄，整理歸檔。

提高工作效率及降低數據處理成本

       人工檔案管理因工作量大、管理員的專業度不強，整理、歸檔工作負擔大，數據統計不精確，工作反復進行，讓工作效率無法提升，造成數據處理成本大，都是比較突出的痛點。而汽車制造業檔案管理系統將很好的解決這些問題，具有專業的系統培訓，具有規范化的整理歸檔方式引導，具有智能化的統計報表生產，讓痛點不再是痛點，很好的提高工作效率及降低數據處理成本。

檔案信息資源利用共享與價值開發

        檔案信息對于每一個企業來說都是一個自家寶庫，它具有傳播的價值性與開發再利用的特性，對于企業之后發展都具有深遠的意義。所以做好檔案信息資源利用共享與價值開發是特別重要的檔案管理工作，針對一些需要內部共享性的檔案，在利用檔案管理系統建立電子文檔數據中心后，能夠把各部門、各事業部相互鏈接起來，打破企業內部職員構成“信息孤島”的屏障。

保障汽車制造業檔案數據的安全

       很多企業針對檔案數據安全管理方面還是比較重視的，由于傳統計算機、U盤、手機儲存導致的檔案數據丟失一直是各痛點，為了避免再次出現，會博通從2點出發：

1、檔案數據利用的安全管理機制

       在檔案利用檢索、查閱、借閱、編研都可以進行細化性的權限管理，避免不相關人員查閱不相關檔案、防止重要保密檔案外泄、放置檔案信息被篡改的風險。

2、檔案數據儲存的安全機制

       安全機制包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、強密碼登錄控制等重安全機制策略，汽車制造業檔案管理系統可以企業私有服務器部署，意味著所有檔案數據存儲于企業的服務器中。

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