行業動態
檔案人員必備：檔案管理系統的7個便捷整理功能
文件夾里一大堆文件檔案需要整理，而只需輕點幾下，就能讓它們井然有序？
今天分享檔案管理員常用的7個便捷整理功能，還可以觸發絲滑連招哦！
首先，要錄入大量新檔案，批量導入功能必不可少！啟用“導入條目（從Excel）”功能，就能用Excel表批量錄入。會博通連表格模板都準備好了，文書、訴訟、合同等導入模板應有盡有。導入包含檔案信息的Excel表，對應條目瞬間生成。
值得注意的是，通過Excel表導入生成條目，可以支持區分正文與附件，也能支持多層導入，比如多層會計憑證的導入，還可以針對已有案卷的文件，來補充卷內文件目錄哦。
現在，條目生成好了，啟用“批量更換電子文檔”，選擇所需的對應關系，比如按題名、層內順序等，就可以將對應的電子文件批量上傳了。錄入上百份檔案也能迅速搞定！
整理時，我們要將三份分散的文檔，按順序合并為一份，怎么操作？選中多份文檔，啟用“合并文檔”功能，拖拽調整好順序，即可一鍵合并。可以進行合并的文檔格式包括Word、Excel、PPT和PDF，再也不用手動復制合并了。
接下來，我們要更新部分檔案的存放位置，一個個點進去修改？NO！選中檔案條目，啟用“批量修改”，瞬間就能批量更新信息。主題、檔號、保管期限等，統統都能批量修改。
有時，我們需要整個案卷內的文件并入另一個案卷內，操作非常簡單。選擇對應案卷，啟用“合并檔案”功能，就可將所選案卷的文件，批量并入到同一層的指定案卷內。
相反，如果需要拆分案卷，選擇案卷后，啟用“拆離檔案”就能輕松拆分，將案卷內的文件批量存至指定位置。合并與拆離，都需要針對未注冊案卷進行，并且都可以在操作后刪除案卷信息哦。
最后，各種整理工作都差不多了，啟用“自動重排順序”，選擇好排序字段以及升降序，即可快速讓檔案條目重新井然有序！
以上就是今天分享的小技巧，大家還有哪些想了解的內容？歡迎與我們分享！
歡迎關注會博通，獲取更多檔案管理小技巧。
輕輕一掃，即刻解鎖本文精彩視頻內容！
下载移动端
关注微信公众号
广东绍林科技开发有限公司版权所有 粤ICP备05045267号-3 网站地图
